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尾形丈人
尾形丈人

作成日時:2018年10月15日

更新日時:2018年10月19日

知らないと損!プレスリリースを配信するタイミングと方法

「プレスリリースを作ったけど、どうやって配信したら良いのかわからない」という方向けに、記者の方から喜ばれる配信のタイミングと配信方法をお伝えします。

知らないと損!プレスリリースを配信するタイミングと方法

プレスリリースの配信タイミング

プレスリリースの配信タイミングとしてよく言われるのは「夕方の時間帯は避けなさい」ということです。これは、締め切りに追われた新聞社の記者さんを想定してのことです。

そのため、夕方の時間帯にプレスリリースを配信して、さらに「プレスリリースが届きましたか?」などと電話をかけるような広報活動は嫌われるということです。

では、どの時間帯が良いかというと、これはその記者の方によって、あるいはその日のスケジュールによって変わってくることだと思いますので、具体的に何時が良いということはありません。

それよりも、新聞社宛ての場合は夕方の時間帯を避ける、雑誌に企画を提案する場合は数ヶ月以上前に送るということを意識すれば、それで良いと思います。

とにかく、社会常識や先方の都合を考慮して、プレスリリースの配信のタイミングを計れば良いのです。

プレスリリースの配信方法

(1)配信手段

プレスリリースの配信手段としては、FAXか郵送が基本となります。

急いでいる時などはFAXになるでしょうし、丁寧な広報をしたいと思ったら郵送になるでしょう。

この辺りは、プレスリリースの内容によって決定します。

なお、まれに「プレスリリースはメールで送ってほしい」と言うラジオ番組などがありますが、それでもFAXをお勧めします。

と、いうのも、メールの場合、開封されるかどうかという問題がありますが、FAXならその心配がありません。すぐに見てもらえます。

もちろん、窓口がメールのみという場合は、それに従います。

(2)配信頻度

プレスリリースの配信頻度として言っておきたいのは、送りすぎ注意ということです。

特にFAXでそれをやってしまうと、迷惑この上ないですから、ちゃんと内容が練られたプレスリリースを厳選して送ってください。

ただ単なる「新商品を発売しました!」というお知らせばかり配信するのはやめましょう。

(3)配信先

時に、1社の複数部署にプレスリリースを配信する方がいますが、これはNGです。1社につき1本が基本です。なぜならば、部署ごとに配信すると、重複掲載の恐れがあるためです。

プレスリリースを配信する側は、重複掲載歓迎でしょうが、マス・メディア側としては困ることなのです。

ですから、プレスリリースは1社につき1本配信してください。

(4)宛先

プレスリリースの宛先についてですが、担当部署やコーナー宛てが望ましいでしょう。

仮に、社名で送れば、担当者に届かない恐れが出てきますし、担当者名で送ろうにも、担当者がわからなかったり、人事異動でいなくなってたりすることがありますので、担当部署やコーナー宛てが望ましいわけです。

そのため、部署やコーナー単位での宛先にして、プレスリリースを配信してみてください。

(5)内容に沿う

ちょっと考えて欲しいのですが、あなたが埼玉県を地盤とする新聞社の記者だとして、ある日突然「神奈川県川崎市におしゃれなケーキ屋さんがオープン!」というプレスリリースが送られてきたら、どう思いますか?

「埼玉のお店ならまだしも…」と誰もが思うでしょう。

しかし、このような間違いを多くの人が犯しています。

要するに、配信先の媒体特色を考えずに、やたらめったらプレスリリースを送りつけてしまうのです。

ですから、媒体に合ったプレスリリースを配信する必要があるのです。

そのためには、媒体研究や媒体別のプレスリリースの作成が必要です。

これを広範囲でやろうとしたら、さすがにPR会社を利用した方が良いと思いますが、中小企業の場合は、知っている媒体をよく観察して、その特色に合ったプレスリリースを配信すればOKです。

(6)えこひいきしない

あなたが日本経済新聞が好きだったとしても、日経ばかり優遇するような広報活動をしてはいけません。朝日とか読売とか、他の新聞社とも平等に付き合うべきです。

媒体別に、個人的な好き嫌いがあるとは思いますが、広報の仕事をする上では、表に出してはいけません。

これは「より多く載せて欲しいから」という理由よりも、いざという時になって「どうせあそこは日経さんにだけえこひいきしているから…」と言われ、相手にされなくなるからです。

えこひいきしてもらえなかった記者の視点から見れば、その感情は理解できますよね。

プレスリリースの配信にしても、平等の広報活動をするということが重要なのです。

プレスリリース配信のポイント

最後に、プレスリリースの配信のポイントについてまとめます。

とにかく、記者の方の邪魔や迷惑になることは避けてください。

  1. FAXか郵送が基本。夕方の時間帯は避ける
  2. 宛先は担当部署やコーナー宛て
  3. 1社につき1本のプレスリリース
  4. 媒体に合った内容のプレスリリースを送る
  5. 報道関係者とは平等に付き合う
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